Le métier de secrétaire comptable consiste à effectuer des opérations tels que l’enregistrement des écritures, les facturations, les frappes de devis ou encore la gestion administrative du personnel, pour le compte de la structure qui l’emploie, et ce, en suivant les règles de comptabilité générale.
Ce métier allie ainsi les chiffres, le secrétariat et les relations humaines.
Mission
Les missions de la secrétaire comptable sont différentes de celles d’une secrétaire classique. Elles sont en effet véritablement tournées vers l’activité administrative et comptable de sa société. Ainsi, elle a en charge la prise d’appels téléphoniques, la gestion du courrier ainsi que l’accueil et le renseignement des visiteurs. Elle s’occupe de la mise en forme des documents, de leur tri et de leur archivage. Elle assure la bonne transmission de ces derniers aux services compétents qui les demandent ou en ont besoin.
Mais en plus de ces missions traditionnelles de secrétariat, elle participe au quotidien au suivi comptable. A ce titre, elle enregistre recettes et dépenses, données financières et fiscales, elle assure le suivi des factures des fournisseurs et des clients. Elle s’occupe des relances, elle gère des notes de frais, elle réalise les fiches de paie et collecte pour cela des éléments d’activité du personnel. C’est également elle qui va gérer les déclarations de TVA et les déclarations aux organisations sociales comme la DADS.
L’environnement de travail
La secrétaire comptable peut travailler soit au sein du service financier d’une société, soit dans un cabinet comptable. Elle peut également travailler pour une association. Ses missions sont alors très variables et dépendent fortement de la taille et de l’activité propre de l’entreprise pour laquelle elle travaille. Elle peut par exemple dépendre du directeur financier et gérer pour lui l’ensemble des aspects administratifs de son travail.
Dans un cabinet de petite taille, elle sera bien souvent l’unique interlocutrice ou du moins la principale des clients et fournisseurs. A ce titre, elle éditera les feuilles de paie, elle s’assurera du bon suivi des documents financiers et fiscaux, elle archivera les différents dossiers.
Dans une petite structure, elle sera particulièrement autonome, gérant seule son travail alors que dans une plus grande structure, elle sera véritablement l’assistante de son responsable.
Qualités et compétences pour devenir secrétaire comptable
- La polyvalence : On l’a vu, les missions d’une secrétaire comptable sont bien plus multiples que celles d’une secrétaire. Elle doit donc être capable de passer d’une tâche à l’autre sans problème et gérer de front tout à la fois les activités de secrétariat ainsi que les missions comptables, qui peuvent souvent se révéler très techniques. Elle doit à cet égard disposer également de bonnes capacités d’organisation, pour gérer en même temps des commandes à passer, des réunions à organiser et des tâches comptables à accomplir. Elle doit savoir gérer les priorités, mais aussi travailler dans l’urgence, ce qui peut être source de stress si elle y est mal préparée.
- La rigueur : Une bonne secrétaire comptable doit fait preuve de beaucoup de rigueur pour gérer l’ensemble des tâches qui lui incombent. Elle doit également posséder un bon esprit de synthèse. Elle doit être à l’aise avec les chiffres et avoir des compétences particulièrement développées dans le domaine de la comptabilité tant publique que générale.
- Un bon relationnel : La secrétaire comptable est souvent l’image que fournisseurs et clients auront principalement de l’entreprise. Il faut donc qu’elle ait une bonne présentation, qu’elle soit diplomate et qu’elle sache s’adresser aux différents partenaires et interlocuteurs de sa société. En interne, elle permet en outre la communication entre divers collaborateurs. Les salariés viennent souvent solliciter la secrétaire comptable.
- La maîtrise des outils informatiques classiques et spécialisés : Une bonne secrétaire comptable se doit de maîtriser les outils informatiques traditionnels comme les logiciels de traitement de texte et le tableur Excel, mais aussi ceux plus spécialisés, comme par exemple le CIEL pour la comptabilité ou EBP.
- La maîtrise de l’anglais : Souvent, la secrétaire comptable sera amenée à travailler pour une entreprise à rayonnement international, ce qui nécessite une parfaite connaissance de l’anglais. Selon les secteurs, la maîtrise d’une autre langue comme l’allemand, le chinois ou l’espagnol peut être exigée.
Formation pour devenir secrétaire comptable
Les recruteurs recherchent en priorité des formations Bac +2 de type BTS Assistante de Gestion PME/PMI ou Comptabilité-Gestion. L’accès à de tels BTS se fait de manière privilégiée par la possession d’un Bac technologique STG ou d’un Bac Pro Gestion et Administration.
Certains candidats peuvent néanmoins se voir embaucher au niveau bac.
